Một kho F&B có thể chứa hàng trăm nguyên vật liệu với đơn vị tính, lô hàng, thời gian nhập và đặc điểm bảo quản khác nhau.

Khi việc nhập kho, xuất kho và kiểm kê vẫn phụ thuộc nhiều vào ghi chép hoặc nhập liệu thủ công, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến số liệu trên hệ thống và tồn kho thực tế không còn khớp nhau.

QR Code và Barcode giúp doanh nghiệp đơn giản hóa một trong những bước dễ phát sinh sai lệch nhất: nhận diện và ghi nhận hàng hóa.

Kho càng nhiều hàng, nhập liệu thủ công càng dễ sai

Trong quá trình vận hành, nhân viên liên tục thực hiện các nghiệp vụ nhập hàng, xuất nguyên liệu, chuyển kho và kiểm kê.

Nếu mỗi lần đều phải tìm mã hàng hoặc nhập thông tin bằng tay, doanh nghiệp dễ gặp các tình trạng:

  • Chọn nhầm mã nguyên vật liệu
  • Nhập sai số lượng
  • Mất thời gian tìm kiếm hàng hóa
  • Kiểm kê kéo dài
  • Số liệu thực tế chênh lệch với hệ thống

Đặc biệt với chuỗi F&B có nhiều kho và nhiều chi nhánh, những sai lệch nhỏ tại từng điểm có thể khiến việc kiểm soát tồn kho toàn hệ thống trở nên khó khăn hơn.

QR Code/Barcode thay đổi cách quản lý kho như thế nào?

Thay vì nhận diện hàng hóa thủ công, mỗi mặt hàng có thể được gắn QR Code hoặc Barcode và liên kết với thông tin tương ứng trên hệ thống.

Khi nhập kho, nhân viên quét mã để xác định đúng mặt hàng và ghi nhận số lượng.

Khi xuất hoặc chuyển kho, thao tác quét tiếp tục được sử dụng để cập nhật giao dịch.

Đến kỳ kiểm kê, nhân viên có thể quét trực tiếp từng mặt hàng để đối chiếu với dữ liệu trên phần mềm.

Quy trình được rút gọn thành:

Quét mã → Xác định hàng hóa → Ghi nhận nghiệp vụ → Cập nhật dữ liệu kho

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thao tác nhập liệu lặp lại và hạn chế sai sót do chọn nhầm hàng hóa.

Giá trị không nằm ở chiếc QR Code

QR Code hay Barcode tự thân không giải quyết được bài toán quản lý kho.

Giá trị thực sự xuất hiện khi mã hàng được kết nối với phần mềm quản lý kho và dữ liệu vận hành.

Khi đó, doanh nghiệp có thể theo dõi xuyên suốt:

Nhập kho → Xuất kho → Chuyển kho → Kiểm kê → Tồn kho → Báo cáo

Nhà quản lý không chỉ biết một mặt hàng đang nằm ở đâu mà còn có thể theo dõi biến động nhập – xuất – tồn và lịch sử giao dịch để kiểm soát kho tốt hơn.

Từ kiểm kho nhanh hơn đến quản trị chính xác hơn

Ứng dụng QR Code/Barcode giúp doanh nghiệp F&B giải quyết hai bài toán cùng lúc.

Ở cấp độ vận hành, nhân viên thao tác nhanh hơn và giảm việc nhập liệu thủ công.

Ở cấp độ quản trị, dữ liệu được ghi nhận có hệ thống hơn, tạo cơ sở để doanh nghiệp phát hiện chênh lệch, kiểm soát tồn kho và đưa ra quyết định nhập hàng phù hợp.

Mục tiêu cuối cùng không phải là “quét mã nhanh hơn”, mà là giúp dữ liệu trên hệ thống phản ánh sát hơn những gì thực sự đang diễn ra trong kho.

Quick Inventory – Quản lý kho kết nối cùng vận hành

Quick Inventory hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn, kiểm kê và QR Code/Barcode, đồng thời có khả năng kết nối với các giải pháp trong hệ sinh thái Quick Decision và những hệ thống liên quan.

Với doanh nghiệp F&B có nhiều nguyên vật liệu, kho và điểm kinh doanh, việc chuẩn hóa từ thao tác nhỏ nhất là nền tảng để quản lý dữ liệu toàn chuỗi tốt hơn.

Kho chính xác bắt đầu từ việc ghi nhận đúng từng giao dịch.