Doanh nghiệp càng phát triển, số lượng nhân sự, phòng ban và chi nhánh càng tăng. Đi cùng với đó là hàng loạt nghiệp vụ HR phải xử lý mỗi ngày: hồ sơ nhân viên, lịch làm việc, chấm công, nghỉ phép, tăng ca, bảng công và dữ liệu tính lương.

Vấn đề không hẳn nằm ở việc doanh nghiệp thiếu dữ liệu.

Vấn đề là dữ liệu nhân sự đang nằm ở quá nhiều nơi và chưa được kết nối thành một quy trình xuyên suốt.

Đó cũng là lý do doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý nhân sự HRM có khả năng tập trung dữ liệu và chuẩn hóa các nghiệp vụ nhân sự trên cùng một hệ thống.

Khi quản lý nhân sự vẫn phụ thuộc vào nhiều công việc thủ công

Một file Excel lưu thông tin nhân viên. Lịch làm việc được tổng hợp riêng. Máy chấm công ghi nhận giờ vào – ra. Đơn nghỉ phép, tăng ca hoặc bổ sung công lại được xử lý qua một quy trình khác.

Đến cuối kỳ, HR tiếp tục kiểm tra và đối chiếu dữ liệu trước khi tổng hợp bảng công và chuẩn bị dữ liệu tính lương.

Cách làm này có thể đáp ứng khi doanh nghiệp còn ít nhân sự. Nhưng khi quy mô tăng lên, mỗi dữ liệu sai hoặc thiếu đều có thể ảnh hưởng đến những bước tiếp theo.

Lịch làm việc → Chấm công → Đơn từ → Bảng công → Dữ liệu tính lương

Một ca làm việc chưa được cập nhật, một lần chấm công thiếu hay một đơn nghỉ phép chưa được duyệt đều có thể khiến HR phải kiểm tra lại vào cuối kỳ.

Càng nhiều dữ liệu được xử lý riêng lẻ, doanh nghiệp càng tốn thời gian cho việc tổng hợp và đối chiếu.

HR không nên dành phần lớn thời gian để tổng hợp dữ liệu

Vai trò của bộ phận nhân sự không chỉ là kiểm tra công, xử lý đơn từ hay tổng hợp dữ liệu lương.

HR còn cần dành nguồn lực cho tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ và xây dựng chính sách nhân sự phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.

Nhưng điều này khó thực hiện nếu mỗi kỳ công, đội ngũ HR vẫn phải dành nhiều thời gian để tìm dữ liệu, đối chiếu giữa các nguồn và xử lý những sai lệch phát sinh.

Số hóa quản lý nhân sự không đơn thuần là chuyển Excel lên phần mềm, mà là tạo ra một luồng dữ liệu xuyên suốt giữa các nghiệp vụ HR.

QUICK HRM – Quản lý nghiệp vụ nhân sự trên một hệ thống

QUICK HRM được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tập trung dữ liệu và quản lý các nghiệp vụ nhân sự trên cùng một nền tảng.

Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản lý:

  • Hồ sơ nhân viên: tập trung thông tin nhân sự và cơ cấu tổ chức.
  • Lịch và ca làm việc: quản lý lịch làm việc theo nhân viên, ngày, ca và chi nhánh.
  • Chấm công và bảng công: tiếp nhận dữ liệu chấm công và tổng hợp phục vụ quản lý ngày công.
  • Nghỉ phép và đơn từ: quản lý các nghiệp vụ như nghỉ phép, bổ sung công, đổi giờ làm việc, tăng ca và công tác.
  • Quy trình phê duyệt: phân quyền xem và duyệt theo cấp bậc, bộ phận và phạm vi tổ chức.
  • Quản lý ngày phép: theo dõi số phép, phép đã sử dụng và các nghiệp vụ liên quan.
  • Dữ liệu lương: quản lý thông tin và quyết định lương, tạo dữ liệu phục vụ quá trình tính lương.

Thay vì mỗi nghiệp vụ tồn tại độc lập, dữ liệu phát sinh ở một bước có thể trở thành đầu vào cho những bước quản lý tiếp theo.

Nhờ đó, HR giảm việc nhập lại cùng một thông tin và có cơ sở kiểm tra dữ liệu tập trung hơn.

Khi có nhiều chi nhánh, bài toán HR trở nên phức tạp hơn

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, quản lý nhân sự không đơn giản là quản lý nhiều người hơn.

Một nhân viên có thể làm việc tại nhiều chi nhánh. Mỗi bộ phận có cấp quản lý khác nhau. Lịch và ca làm việc thay đổi theo thực tế. Người quản lý cần được phân quyền đúng phạm vi để xem và duyệt đơn của nhân viên.

Nếu không có một hệ thống thống nhất, càng mở rộng quy mô, HR càng phải xử lý nhiều trường hợp riêng lẻ.

QUICK HRM hỗ trợ quản lý theo cơ cấu tổ chức, chi nhánh, nhóm nhân viên và cấp bậc, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nhưng vẫn đáp ứng cách tổ chức nhân sự trong thực tế.

Phần mềm HRM cần phát triển cùng quy mô doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mở rộng, một hệ thống quản lý nhân sự phù hợp không chỉ cần lưu được nhiều hồ sơ hơn.

Điều quan trọng hơn là khả năng kết nối các nghiệp vụ để dữ liệu nhân sự được sử dụng xuyên suốt từ hoạt động hằng ngày đến công tác quản trị.

Từ hồ sơ → lịch làm việc → chấm công → đơn từ → bảng công → dữ liệu lương.

Khi dữ liệu được quản lý tập trung, HR có thể giảm thời gian dành cho những thao tác tổng hợp lặp lại và tập trung nhiều hơn vào các công việc có giá trị cao hơn cho tổ chức.

Doanh nghiệp càng phát triển, quản lý nhân sự càng không nên phụ thuộc vào những quy trình thủ công và dữ liệu rời rạc.

QUICK HRM – Quản lý nhân sự tập trung, vận hành xuyên suốt

QUICK HRM là giải pháp quản lý nhân sự thuộc hệ sinh thái công nghệ F2Tech, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung từ hồ sơ nhân viên, lịch làm việc, chấm công, phép và đơn từ đến bảng công và dữ liệu lương.

Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự, đặc biệt khi quy mô nhân viên, phòng ban và chi nhánh ngày càng mở rộng.

Giảm thời gian tổng hợp dữ liệu. Tăng thời gian dành cho con người.